6 trucs pour améliorer sa productivité au travail

Dans la catégorie #Partage, l’article de Cédric Deniaud
Article inspirant sur nos petites pratiques quotidiennes qui nous font gagner un temps précieux à la fin de l’année !

Bonne lecture.

Dans mon métier de consultant, aucune journée ne ressemble à une autre. Traiter 5 ou 6 problématiques différentes par jour est monnaie courante. C’est à la fois ce que je trouve le plus enthousiasmant (encore plus lorsqu’il s’agit d’accompagner les réflexions stratégiques et organisationnelles de grandes entreprises) mais aussi le plus perturbant pour de jeunes consultants qui nous rejoignent chez The Persuaders et qui doivent apprendre à s’organiser plus efficacement. Il faut pouvoir switcher d’une problématique à une autre, avoir une vision holistique et à jour des tendances et évolutions du web, avoir suffisamment de recul pour délivrer des analyses pertinentes.

La clé au delà d’avoir un esprit curieux et analytique est de savoir s’organiser. J’entends tellement de dirigeants se plaindre de courir contre le temps (« J’en ai besoin pour hier »…) ou de passer leurs journées en réunion(s). Souvent, la clé réside dans créer les conditions d’une meilleure collaboration, productivité et organisation en interne… et cela commence par sa propre organisation. Je vous donne 6 trucs personnels que j’ai mis en place depuis plusieurs années et qui clairement me permettent d’absorber une importante charge de travail, tout en me permettant de me libérer plus de temps libre.

1/ S’isoler du bruit extérieur pour une meilleure concentration

A chacun sa méthode. Personnellement, j’ai besoin d’avoir de la musique dans les oreilles pour être plus concentré. En fonction de ce que j’ai à faire (mise en forme d’un document, réflexion stratégique, …), ce ne sera pas le même choix musical.

Bien souvent, les casques audio ne vous coupent pas vraiment du bruit extérieur (ou vous oblige à pousser le volume au maximum) notamment quand vous travaillez dans un open space, ou dans un café. Il en de même dans les transports en commun. Je suis passé depuis plusieurs semaines sur le casque sans fil Sennheiser MB-600 pour notamment ces raisons là : écouter de la musique en silence !

Je suis un gros consommateur de Spotify et de playlists personnalisées. Sauf qu’un mauvais morceau ou une chanson que nous ne voulez pas écouter à ce moment-là peut vous sortir de votre concentration, et vous fait switcher d’un écran (votre présentation) à un autre (votre playlist que vous la gériez sur votre téléphone ou écran d’ordinateur). Le contrôle tactile (changer de chanson, augmenter / baisser le volume) au casque permet en un glissement de doigt sur son écouteur droit de changer de morceau ou de revenir en arrière. C’est ce genre de petit truc qui change un quotidien professionnel et permet de ne pas être dans un mode work / coupure / work / coupure dans un laps de temps de 10 minutes.

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[Commentaire de Vladimir : j’écoute de la musique uniquement durant des missions chronophages, jamais en phase de réflexion stratégique]

2/ Couper les notifications et ne pas toujours utiliser plusieurs écrans

Autre truc pour éviter d’être sollicité par de l’information non sollicitée et parfois non pertinente est de désactiver de nombreuses notifications de vos applications (réseaux sociaux, applications de news, …). Finalement, hors mis les SMS, pour toutes les autres applications, j’ai désactivé les notifications. Je ne sais toujours pas pourquoi, à l’instar du mode avion, Apple ne propose pas un mode sans notifications (et vous auriez paramétré au préalable les applications pour lesquelles vous souhaitez désactiver les notifications quand ce mode est enclenché). En effet, le mode « Nuit » sur iPhone (NightShift), ne propose pas à ma connaissance cette option.

3/ Changer de lieu de travail pour une meilleure inspiration

Quand je dis de lieu, je ne dis pas nécessairement aller dans un espace de co-working ou jongler avec le télétravail. Je parle plutôt de simplement changer de bureau, voire même plus loin ne plus avoir son bureau. Cela doit faire deux ans maintenant que je n’ai pas de bureau. Au delà d’éviter que celui-ci soit en bordel, c’est également la liberté de pouvoir travailler depuis n’importe que poste de travail disponible. Cela fait déjà de nombreuses années que certaines entreprises sont passés en Flex Office qui est, personnellement, une méthode que je préconise pour toute entreprise.

Combien de temps perdu à ranger son bureau, en réunion pour savoir qui aura le droit à quel bureau…? Des bureaux ouverts, des salles de réunions utilisables en bureau, des espaces plus décontractés (canapés…), des tables hautes pour travailler debout, voila les solutions que nous avons mises en place chez The Persuaders. Quand nous avons totalement réaménagé et investi en 2014 avec The Persuaders notre nouvelle adresse dans Le Marais, nous avons volontairement limité le nombre de bureaux (au sens traditionnel du terme) pour avoir la place d’avoir d’autres espaces et modes de travail.

4/ S’accorder des pauses actives

Ce que j’entends par pause active est de profiter de certains moments pour travailler (réfléchir). Personnellement, je ne prends quasiment plus les transports et oscille entre vélo et marche à pied. Quand j’ai besoin de réfléchir à une reco, une stratégie, une manière de présenter un document, je privilégie la marche (entre 1 et 1h30 par jour) sinon j’utilise le vélo pour un gain de temps évident entre ces deux modes de transport.

Le point est d’avoir son corps actif (la marche). Pendant que vous marchez, le corps n’est pas statique comme lors d’une pause cigarette ou en mode détente sur un canapé. Cette activité ne demandant qu’une faible concentration (à la différence d’une pause baby foot ou tout votre esprit est concentré sur le jeu, ce qui ne vous permet pas de penser à autre chose), votre esprit a le loisir de vagabonder. On dit souvent que pour être créatif, il faut savoir s’ennuyer. Personnellement, cela fait des années que je pratique la course à pied, tôt le matin. Le fait de profiter de rues vides permet de ne pas être aussi vigilant, et permet de mettre son esprit en mode actif à la différence de la course à pied le soir qui sert à penser à autre chose. On a l’esprit plus clair et vif le matin… surtout quand le corps est actif.

[Commentaire de Vladimir : marcher, c’est vraiment  ma meilleure source d’inspiration. Je téléphone en marchant, je pense mieux en marchant, je structure mieux ma pensée…
J’ai déjà partagé un article sur le sujet : Marcher, c’est penser autrement]

5/ Garder des journées sans réunion

Le temps est limité. Le métier de consultant oblige à passer beaucoup de temps avec ses clients (workshops, accompagnement, coaching, formation…). L’activité croissante de The Persuaders, la multiplication des consultants salariés et les obligations managériales me laissent peu de temps pour travailler sur mes propres recommandations stratégiques. Il faut donc se réserver des plages et découper ces semaines. Par exemple, je ne cale aucune réunion le lundi matin ou vendredi après-midi. Non pas, pour me réserver des week-end rallongés, mais plutôt pour profiter de ces moments pour m’assurer d’être à jour d’une semaine sur l’autre. L’autre point est de savoir se caler des journées denses en réunion et d’autres sans aucune réunion. A de rares exceptions, je m’accorde une journée complète sans réunion et rendez-vous, cela me permet de m’assurer d’avoir une journée entière pour avancer sur des documents et recommandations nécessitant une concentration importante sur un temps long.

[Commentaire de Vladimir : dans les périodes intenses, réponse à appel d’offre, préparation de soutenance… Idéalement, il est préférable de bloquer des journées / demi-journées, c’est capital pour tenir l’ensemble de ses engagements]

6/ Limiter l’usage de l’email (envoi et consultation)

L’email est un outil imparfait mais le premier outil professionnel pour nombre de personnes. Sauf que bien souvent, un appel téléphonique pourrait remplacer 10 emails. La première règle que je donne à mes consultants est de partir du principe que leur email ne sera pas lu / nu vu. Il faut donc savoir catégoriser la typologie de message à faire passer à son interlocuteur (urgent / prioritaire / important / complexe …). En fonction, cela doit définir le mode de communication. Si certaines entreprises comme Atos ont clamé haut et fort leur volonté du Zéro Mail, cela n’est pas que pour favoriser l’adoption d’outils collaboratifs, mais également pour se poser la pertinence de la communication.

Je lis actuellement la trilogie fantastique de Hugh Howey, Silo (que je vous conseille vivement d’ailleurs). Dans cette société futuriste, obligée de vivre enfermée dans des silos, l’usage d’outils de communication comme le papier ou l’envoi de messages électronique est contrôlé pour des raisons de rareté et de coûts énergétiques. Cela oblige à penser chaque mot. J’essaie de me tenir à ne pas dépasser 10 emails / jour. Vous me direz que cela est compensé en partie par les nombreuses applications de messagerie. En partie oui, mais l’idée est également de raisonner en temps passé sur ses mails / messages. Personnellement, j’essaie de les regarder 6 fois / jour (hors pendant les déplacements). Je me fais alors une session mail où je réponds directement à ce qui est important ou prend peu de temps (moins de 3 minutes), le reste je le classe en me mettant un rappel pour savoir quelle échéance répondre en détail.

Je constate aussi que la jeune génération a, du fait des outils de communication textuels, peur du téléphone. Rien ne remplace la voix ou la réunion physique. Le temps perdu en déplacement est souvent gagné en efficacité, surtout lorsque les réunions ne sont pas des réunions de présentation mais des réunions de décisions (un autre sujet en tant que tel).